電子契約はどのようなサービス?知っておきたい基本的なポイントのまとめ

当サイトは電子契約はどのようなサービスなのか、知っておきたい基本的なポイントをまとめてご紹介しています。
電子データでの契約に関心があるのであれば、ぜひチェックしてみてください。
電子データでの契約はペーパーレスとコストの削減に役立つのでおすすめです。
業務のコストを見直したいなら、導入を検討してみると良いでしょう。
また電子データでの契約では、印鑑の必要性がなくなるのが特徴です。
時代の流れを先駆するサービスといえます。

電子契約はどのようなサービス?知っておきたい基本的なポイントのまとめ

近年話題の電子契約に関心があるという人は多いのではないでしょうか。
そのような人向けに電子契約の特徴をまとめて解説します。
電子契約サービスは法人から個人事業主まで利用出来るものがあります。
契約にまつわる業務の負担を軽くするのに役立ち、さらに印刷代や郵送費などのコストの削減も可能です。
契約の業務をwebでできるので出社せずに手続きをすることができるようになるため、生産性も高めることが出来ると期待されます。

電子契約サービスはクラウド上で契約を結ぶシステム

日本では、様々な電子契約サービスが注目を集めています。
当事者ローカル電子証明方式は、手元の秘密鍵を使って電子署名を行うサービスです。
当事者クラウド電子署名方式は、送信元になる契約当事者の秘密鍵をサービスの提供者が預かります。
サービス側で電子署名を文書に施すため、契約当事者は秘密鍵を管理する手間が省けます。
立会人電子署名方式は、サービスの提供者が契約者に代わって電子署名を行います。
サービス提供者の電子証明だけが必要なので、コストを抑えられます。
電子契約サービスを導入すると、企業は様々なメリットを受けます。
ビジネスのスピードが向上しリモートワークの推進にも繋がり、コストも削減できます。
用紙代や印紙税、郵便料金が不要で作業の工数も削れます。
電子契約サービスには様々な機能が搭載されクラウド型は文書のアップロードやダウンロード、管理機能を持ちます。
取引先と文書を送受信でき、送信元が文書を送るとメールで通知されます。

電子契約でも法律的な効果が期待できる

電子文書にウェブ上で電子署名を行う電子契約は紙の書面での契約よりもコストを大幅にカットすることができるので人気がありますが、法律的な効率的な効果が期待できるかどうかが大きなポイントになります。
契約をするのが楽になったと言ってもそれが後で覆ってしまうと大変なことになりますが、民放522条では契約は当事者双方の合意があれば成立し法的な効力が生まれるとしています。
つまりこの条文により電子契約においても法律的な効果が担保されていると捉えることができますし、極端な話口約束だけでも契約は成立すると言えます。
ただ口約束の場合は言った言わないで後で揉めてしまうことがあるのであまり現実的ではありませんが、電子契約の場合は証拠が残るので立派な契約であるのは確かです。
このように今ではウェブ上で簡単に電子契約を行うことができ法的にも有効である上にコストを削減することができるので、大企業を始めとして多くの会社でこの契約が利用されています。

電子契約の情報はクラウドで管理できる

便利でコストの削減にもなるとして企業から個人事業主まで近年利用されるケースが増えているのが電子契約サービスですが、どのように便利なのかという疑問を持っている人もいるのではないでしょうか。
多くの人に利用されている電子契約サービスは、クラウド上で情報を管理することが出来るようになっているのが特徴です。
そのためインターネット環境が整っていれば、どこからでも情報を確認したり手続きをしたりすることができます。
クラウドを使用しているサービスは、電子契約を手軽に導入ことができるのが魅力です。
クラウドサーバーにあるソフトウェアをインターネット経由で利用するので契約書もペーパーレス化が可能となり、さらに契約業務や受発注業務をスムーズにすることができます。
それぞれの企業のニーズに合わせたサービスのカスタマイズが出来ることも多いので、より使いやすくして利用することでより便利に活用することができるようになっています。

電子契約だと印紙が不要になる理由

契約を締結するとき、紙で文書を作成するのではなく、電子契約を選択すると収入印紙が不要になる分、費用の節約になるといわれています。
その理由は、印紙税法で定められている課税要件を満たさないためです。
国税庁が出している基本通達の第44条では、用紙に課税に必要となる事項を記載し、課税文書がつくられた目的にしたがって行使することが、課税文書の作成にあたるとされています。
電子契約はPDFなどの形式のファイルに内容が掲載されるものであり、用紙に内容を記載するわけではないので、契約金額に応じた政府発行の証票を手に入れる必要はありません。
また、2005年の第162回国会中に参議院に提出された質問主意書に対する政府の答弁書の中でも、電子契約に関係するデータが課税対象の文書ではないことが言及されています。
加えて、電磁的記録は改竄およびその痕跡の消去が紙の文書と比較して容易であることが多いという特性があるとも述べています。
なお、税が課される要件を満たしていないのは、あくまで現行法の範囲内でのものです。
今後、電子商取引に関する法律が整備されれば、その過程で電子契約についても課税対象とするかどうかの議論が行われる可能性があります。

これから普及が見込まれる電子契約のメリット

以前より電子政府・電子商取引の構想が叫ばれていましたが、その根幹を担うものの一つに電子契約があります。この電子契約とは電子化された契約書のことで、物理的な紙面が要しなくなります。 もっとも大切な契約書と聞くと紙面により製作されており、当事者の割印を押印したり、金額によっては収入印紙を貼ったりするものです。もし将来、何らかのトラブルが生じた時に、その契約書に書かれた内容に準拠するものとなりますので大切な書面になります。 電子契約は電子媒体上に存在させるもので、そのメリットは多岐にわたり、その一つに比較的に簡単に製作をすることができる点です。また紛失の危険性もなく、電子化されたことでデータ消失の問題がありますが、分散的に管理を行っていれば安心できます。 電子契約をしたために紙面が必要になくなりますが、もしそれを必要とする場合でもプリントアウトができる点でも優れています。他にも汚れたり劣化したりすることもなく、永久的に保存することも可能です。 日々改良されて使いやすくなっているのも、大きなメリットになります。

電子契約にはどのようなデメリットがある?

電子契約は、コスト削減や契約業務・保管の効率化など様々なメリットがありますが、全ての契約書が電子契約に対応しているわけではありません。ほとんどの契約書が電子化可能ですが、事業用定期借地契約や訪問販売等特定商取引における交付書面など一部の契約は書面での契約が義務付けられています。将来的には電子化が認められる可能性は十分にありますが、電子書類と書面書類が混在する状況になって管理が煩雑になる恐れがあるのはデメリットと言えるでしょう。 導入に取引先の協力が必要になるのもデメリットのひとつです。たとえ自社が電子契約を導入したとしても、取引先が未導入であれば契約を進めることはできないので、仕組みやメリットなどをしっかりと説明して取引先にも導入してもらう必要があります。 これまでの書面での契約を電子化するには、業務フローの見直しも必要です。従業員に対する周知や研修、運用開始後の管理体制の検討も必要になるので、これらの社内調整に手間がかかるという点を念頭に置いておきましょう。

電子契約の普及におけるデメリットとは何か

最近では紙の契約書を使用せずに電子契約を利用すると言うケースが増えており、様々な背景により今後もこれが増えることが予測されています。地球温暖化対策のためのペーパーレス化や、インターネットの普及で様々な情報がデジタル化されデータ化される背景など、いろいろな要因から紙の契約書を使用しない風潮が非常に強まっていることが要因です。さらには経済産業省が進めるDX推進により、公共的な契約等も電子化される方向性となっているため、今後ますます普及する傾向が強くなっているのが実態です。しかし電子契約は様々なリスクもあるため、これを充分に意識しなければなりません。従来の多くの人が上で閲覧しそれを承認することによって記録が残る仕組みがなくなることから、電子契約の手法も改善されたり、もしくは中間決裁者が分かりにくなるほど、デメリットも多くなることが予測されています。これまで文書ファイルを保管することで様々な問題を解決してきた経緯がありますが、電子契約の場合には自由にコピーなどをすることができる情報であるため、これに対する対策を施すことが重要となります。

最新の法律を確認しながら電子契約を運用しよう

電子契約に関する法律は6種類存在しており、それぞれ内容が異なります。電子帳簿保存法と電子署名法、IT書面一括法、文書法、印紙税法、そして民法です。電子契約を使用する場合には契約内容に関連する法律を確認して、有効性をチェックしながら運用する必要があります。また、電子契約は進化途中の技術でもあり、法律は変更される可能性もあります。担当者は随時内容を確認して法的に問題がないように運用しなければいけません。例えば電子帳簿保存法では電子形式で保存可能な税関係の書類について定めており、仕訳帳や現金出納帳などが該当しています。電子署名法はまだ新しい法律ですが、電子署名の有効性の根拠となっています。これらがどのように影響するかを把握することは、スムーズな契約官僚にも繋がるはずです。自社が扱う商品の内容やサービスが該当するかどうか、電子契約が有効なものかどうかなどを確認して正しく運用することが大切になっています。

電子契約で起こるかもしれないトラブルについて

電子契約を利用した際のトラブルとしては、内容の改ざんや情報漏洩、契約の有効性といった問題があります。電子契約が完了したあとに契約内容が改ざんされる、第三者の手によって書き換えられるなどのトラブルが発生しないようにあらかじめワークフローを確認しておくことが大切です。また、インターネットやパソコンなどを使用する電子契約の形態により、情報漏洩の発生も考えられるでしょう。契約に関連する会社やその社員などが情報漏洩時のリスクをしっかりと把握し、管理を徹底することで未然に防ぐことができます。契約の内容によっては書面を前提としており、電子契約が認められないものもあります。例えばマンション管理業務委託契約などは書面が必要となっているため、電子での契約のみで完結することができません。せっかく契約を締結しても実は書面が必要だったと後々になって判明すると、思いもかけない問題に発生する可能性があります。事前に情報を集めて正しい運用を行うことが大事です。

著者:土本繁幸

筆者プロフィール

三重県津市生まれ。
ペーパーレス化に伴って、コスト削減に役立つ電子契約のサービス内容について執筆しています。
電子契約サービス