電子契約では印鑑の必要性がなくなる

電子契約では印鑑の必要性がなくなる

一般的に採用されている紙の契約書では、印鑑による押印が必要です。
電子契約は日本ではなじみ深い印鑑を使った契約書の作成とは異なり、押印が不要となります。
これまで使っていた契約書との違いから戸惑いがある、本当に押印をしなくていいのか不安などの悩みを持つ人もいるのではないでしょうか。
印影はその契約書が契約者本人により締結したことを示すサインです。
電子契約の場合は、紙の書類と違って判子を押すスペースなどは用意されていません。
押印をするかわりに電子証明などを使用しており、これをもって本人の証明としています。
電子署名はデジタル署名とも呼ばれているもので、その契約書を作成したのが本人であることを示します。
紙の書類と同様の印影がないとしても、契約書が契約書本人の作成によるものであると証明することは可能です。
判子を押していない電子契約であっても、電子証明やタイムスタンプなどが揃っていれば書面契約と同様に証拠能力があるとされています。

電子契約はどうして業務効率化に役立つのか?

電子データで署名をして契約書を取り交わす電子契約を利用するとなぜ業務効率化が出来るのか、という疑問を持っている人もいるのではないでしょうか。
電子データでの契約は利用したことがないと具体的にどのようなものかイメージしにくいかも知れませんが、電子契約を導入すると契約に関する事務の手間を軽減させられます。
例えば書面を用いた契約は書類の作成・押印、そして取引先から押印・返送して貰う必要があります。
しかし電子契約ならいつでも場所を選ばずに手続きが可能です。
また自社内での契約書の作成から承認、そして取引先での手続きなど多くの人がかかわる契約は現在どのような状況であるのか流れを確認して把握しておきたい場面も少なくありません。
その点、電子契約システムに用意されているステータス管理機能があれば、契約がどのような状態であるのかを把握するのに役立ちます。
管理者向けのアラート機能があれば、更新日や終了日も通知されよりスムーズな業務が可能となります。

著者:土本繁幸

筆者プロフィール

三重県津市生まれ。
ペーパーレス化に伴って、コスト削減に役立つ電子契約のサービス内容について執筆しています。